פגישה במתקן העיקרי שבו האירוע יתקיים רק לפני תחילת האירוע. משתתפים בדרך כלל כוללים את האירוע מארגן נציגי הארגון מארגן/מחשב מארח אירועים, ראשי המחלקות במתקן, סגל מתקן אחרים לפי הצורך, קבלנים. סדר היום מתמקדת סוקר את המטרה ואת הפרטים של האירוע ועריכת התאמות הסופי לפי הצורך.