1) perjanjian dengan perusahaan untuk penggunaan fasilitas, barang atau layanan. 2) untuk acara Hotel, acara mendatang dikontrak secara tertulis oleh event organizer dengan hotel. Menurut pedoman dari Asosiasi Internasional Biro Konvensi & pengunjung, CVB lokal harus menerima salinan kontrak, atau komunikasi tertulis dari agen resmi dari hotel bahwa kontrak yang telah ditandatangani. Komunikasi harus detail tanggal, kebutuhan ruang dan kamar perkiraan blok. CVB harus melacak kehadiran perkiraan dan peserta pengeluaran untuk acara. 3) untuk acara Citywide atau Convention Center, sesuai pedoman dari International Association dari Konvensi & pengunjung Biro, diberi bingkai lama sering terlibat dalam peristiwa seperti itu, proses pemesanan umumnya memakan waktu dua langkah. Yang pertama adalah pemesanan dikonfirmasi dimana acara masa depan dikonfirmasi secara tertulis (Surat, pemberitahuan terakhir), ditandatangani oleh agen resmi dari penyelenggara acara dan pusat konvensi (jika berlaku). Komunikasi tertulis harus detail tanggal, kebutuhan ruang dan kamar perkiraan blok. CVB lokal harus melacak kehadiran perkiraan dan peserta pengeluaran. Langkah kedua adalah dikontrak terakhir dimana acara masa depan dikontrak secara tertulis oleh penyelenggara acara dengan fasilitas acara (misalnya, Pusat Konvensi). CVB lokal harus menerima komunikasi dari tahap ini tertulis dari agen resmi dari pusat konvensi.