Ένα αρχείο δεδομένων που περιέχει την ιστορία ή την τρέχουσα κατάσταση ενός παράγοντα ή φορέα που ενδιαφέρει έναν οργανισμό. Ένα κύριο αρχείο πρέπει να ενημερώνεται περιοδικά για να διατηρήσει τη χρησιμότητά του.